Wat doen boekhouders nu precies? Primair kan je zeggen dat een boekhouder verantwoordelijk is voor het bijhouden van de administratie. In de financiële administratie dienen alle inkomsten en uitgaven te worden vastgelegd.

Wat doen boekhouders nu precies?

Als ondernemer zijnde bepaal jezelf wat je de boekhouder wilt laten doen. Je kunt alle werkzaamheden door een boekhouder laten doen, of je kan ook zelf bepaalde boekhoudkundige werkzaamheden op je nemen. Dan dien je natuurlijk wel in het bezit te zijn van kennis op dit gebied.

1. De administratie bijhouden

Het bijhouden van de financiële administratie zijn de basiswerkzaamheden van een boekhouder. Dit is dan ook het eerste antwoord op de vraag wat doen boekhouders. Hierbij dient ervoor te worden gezorgd dat alle inkomende en uitgaande facturen tijdig en correct worden verwerkt. 

Naast de facturen zijn er nog andere financiële zaken die dienen te worden verwerkt. Hierbij kun je denken aan het verwerken van de afschrijvingen of het boeken van voorzieningen.

2. Debiteurenadministratie

Het is van belang dat klanten op tijd betalen. Een goede opvolging van de openstaande posten is hierbij essentieel. Ten eerste dient de boekhouder ervoor te zorgen dat de bank gegevens tijdig en juist worden verwerkt, zodat debiteurenoverzichten correct zijn.

Als je de vraag stelt, wat doen boekhouders, dan hoort in mijn opinie ook het versturen van betaalherinneringen en aanmaningen hierbij. Wanneer een klant na een herinnering of aanmaning nog niet betaald, dan dient er een incassotraject te worden gestart. 

Hier kan je beslissen of je dit zelf wilt doent en bijvoorbeeld eerst zelf contact wilt opnemen met de klant, of dat je dit ook door de boekhouder laat doen.

3. Opstellen en versturen van facturen

Veel ondernemers kiezen ervoor om de boekhouder de facturen te laten versturen. Het voordeel hiervan is dat hij of zij de factuur kan controleren op juistheid. Echter, er zijn tegenwoordig zoveel mogelijkheden om het facturatieproces te automatiseren, dat dit eigenlijk niet langer nodig is. Het kost vaak extra tijd voordat de factuur wordt verstuurd.

Wanneer een klus is afgerond, dan kan er door een druk op de knop direct een factuur worden aangemaakt en verstuurd. Dit heeft persoonlijk mijn voorkeur. Door dit bijvoorbeeld te laten doen door een assistent accountant geef je onnodig veel geld uit.

4. BTW-aangifte opstellen en versturen

Eigenlijk is het opstellen en versturen van een BTW-aangifte erg eenvoudig. Dat wil zeggen, zolang de facturen maar juist en tijdig zijn verwerkt. Wel dien je aan het einde van het jaar eventueel rekening te houden met een correctie voor privégebruik.

In mijn opinie is het verstandig de BTW-aangifte door een boekhouder te laten verzorgen. Hij of zij kan dan controleren of alles correct is verwerkt. Dus als je vraagt, wat doet een boekhouder, dan zou de BTW aangifte hier zeker onderdeel vanuit dienen te maken. Bij de BTW-aangifte worden relatief veel fouten gemaakt.

5. Belastingaangiftes

Naast de BTW-aangifte dient er ook nog belastingaangifte in de vorm van vennootschapsbelastingaangifte of inkomstenbelasting aangifte te worden gedaan. Dit is voor een ondernemer vele malen complexer dan een aangifte inkomstenbelasting voor iemand die in loondienst is. Dit zou ik dan ook zeker laten doen door een goede boekhouder. Let er hierbij wel op dat de boekhouder over de juiste kennis beschikt.

6. Opstellen van een jaarrekening

Een jaarrekening opstellen zou in principe elke ondernemer dienen te doen. Ook al ben je hiertoe als zzp`er niet verplicht, je wilt toch gewoon weten hoe je er aan het einde van het jaar financieel voorstaat. Een winst en verliesrekening dien je gewoon op te stellen. 

Dit dien je overigens niet alleen te doen voor een jaarrekening, maar dien je gewoon maandelijks te doen.

7. Adviseren

Een goede boekhouder kan je op tal van vlakken adviseren. Dit is niet iets wat iemand direct zal zeggen als je vraagt wat doen boekhouders. Bijvoorbeeld op het gebied van belastingen maar ook op het gebied van de bedrijfsvoering. Hier komt het verschil tussen een boekhouder en goede boekhouder naar voren. Een goede boekhouder kan jou van goede adviezen voorzien, die de onderneming ten goede komen. 

Hij of zij kan bijvoorbeeld analyses uitvoeren of prognoses opstellen, die je kunnen helpen bij het al dan niet doen van een investering. Of zij kunnen jou adviseren over de kosten en of je eventueel ergens wat geld kunt besparen.

Opleiding van een boekhouder

De opleiding heeft invloed op wat de boekhouder voor jou kan betekenen. Iemand op HBO niveau zal beter kunnen adviseren dan een boekhouder met enkel een praktijkdiploma boekhouden. Ervaring speelt hier echter ook een rol. Is een boekhouder werkzaam binnen een bepaalde branche, dan zou deze persoon je goed moeten kunnen adviseren op verschillende vlakken. 

Als je voor iemand kiest met een hogere opleiding en meer ervaring, dan kost een boekhouder wel meer, dan dat je kiest voor een minder ervaren en lager opgeleide boekhouder. De tarieven lopen uiteen van 35 euro tot zo rond de 80 euro per uur. Gratis offertes voor de boekhouding aanvragen zorgt er overigens wel voor dat je iemand vindt tegen een scherp uurtarief. 

Hoeveel een boekhouder per maand kost hangt dan weer af van wat je de boekhouder allemaal laat doen en wat jezelf gaat doen. Let echter ook op de kwaliteit. Een goedkope boekhouder is niet altijd de beste keuze.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Als ondernemer zijnde kan je een afweging maken tussen hetgeen jezelf doet en wat je laat doen door een boekhouder. Je kunt de gehele boekhouding uitbesteden maar je kunt ook zelf het nodige doen. Door de evolutie op het gebied van online boekhoudprogramma`s is het boekhouden veel eenvoudiger geworden.

Daarnaast kan je veel handelingen automatiseren, waardoor de tijd die je kwijt bent met het boekhouden drastisch is afgenomen. Zelfs met een eenvoudig boekhoudprogramma heb je al veel mogelijkheden om te automatiseren. Hierdoor is ook het antwoord op de vraag wat doen boekhouders in de loop der jaren veranderd.

Een boekhoudprogramma kopen doe je door het aanschaffen van een licentie. Bij online boekhouden koop je geen boekhoudprogramma.

Automatiseren van de boekhouding

Hierbij is het wel van belang dat het boekhoudprogramma en de boekhouding goed zijn ingericht. Zo kan je bijvoorbeeld bij e-boekhouden.nl facturen van leveranciers naar een speciaal e-mailadres laten sturen. Op die manier worden de facturen direct in het digitale archief geplaatst. Vervolgens is er een betaalde optie, zodat deze facturen ook direct in de boekhouding worden verwerkt.

Indien je hiervan gebruik maakt bij leveranciers die veel facturen sturen, zoals bijvoorbeeld de facturen van een vervoerder bij een webshop, dan wordt het overgrote gedeelte van de facturen direct in de boekhouding verwerkt. 

Het enige wat je dan zelf nog dient te doen is de verwerking goed te keuren. Door de hoge mate van automatisering zie je steeds vaker dat een ondernemer een groter gedeelte van de boekhouding zelf verzorgt. 

Opzetten van de boekhouding

Dit proces dien je wel goed in te richten. Zo dien je de juiste grootboekrekeningen te selecteren waarop de facturen dienen te worden geboekt. Het inrichten zou je kunnen laten doen door een boekhouder, zodat je zeker weet dat het verwerken van de facturen juist gebeurd.