Een goede urenregistratie is vanuit verschillende oogpunten van belang. Voor een onderneming die kosten in rekening brengt, op basis van gewerkte uren is dit de basis voor de facturatie. Voor werknemers is het van belang om gewerkte uren uitbetaald te krijgen, indien er sprake is van overwerk. 

De ZZP urenregistratie is weer van belang vanuit een fiscaal oogpunt. Wanneer je meer dan 1225 uur per jaar aan het ondernemen besteed, kom je namelijk in aanmerking voor verschillende aftrekposten. 

Hoe de uren registreren?

Je kunt gebruik maken van een urenregistratie formulier, welk formulier je later invoert in een specifiek programma om uren te registreren, of eventueel in een excel document. In mijn opinie is urenregistratie in Excel iets wat je alleen zou moeten doen, wanneer je actief bent als zzp`er. Door op die manier uren bij te houden kost je behoorlijk wat extra tijd. Tijd die je doorgaans nodig hebt, om te ondernemen en omzet te genereren.

Wanneer er sprake is van personeel, dan zou ik direct goede software hiervoor aanschaffen, zodat uren altijd direct kunnen worden ingevoerd. Vervolgens kun je deze uren direct verwerken, zonder dat er nog sprake is van handmatige tussenkomst. Kant en klare facturen kun je dan versturen met een druk op de knop 

Een urenregistratie app maakt het dan zelfs mogelijk, om dit direct te doen nadat je een klus hebt afgerond. Voordat je de deur uit bent, ontvangt de klant dan al een e mail met de factuur.

Belastingvoordelen voor zzp`ers

Het besteden van meer dan 1225 uur aan de onderneming, levert verschillende belastingvoordelen op. Zo is er de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en eventueel de meewerkaftrek. Ook voor het opvoeren van een oudedagsreserve is het urencriterium van belang. Om in aanmerking te komen dien je te kunnen aantonen dat je daadwerkelijk aan het urencriterium hebt voldaan. 

Volgens de wet dien je het aantal uren daarom te onderbouwen. Zelf heb ik hier nog nooit vragen over gehad. Dat neemt niet weg, dat ik deze uren goed bijhoud. 

In het geval dat ik hier vragen over krijg, dan kan ik gelijk aantonen waar ik mijn uren aan heb besteed. Van belang is hier ook de geloofwaardigheid. 

Bestede uren verklaren

Wanneer het direct logisch is, dat je meer dan 1225 uren aan het ondernemen hebt besteed, dan zal een medewerker van de belastingdienst hier niet al te diep op ingaan. Bestaat er enig wantrouwen, dan zullen zij vragen om bewijzen. 

1225 uren op jaarbasis, komt gemiddeld neer op ongeveer 5 uur per dag. Stel dat je uren hebt geregistreerd die je hebt besteed aan een bepaalde klant, dan zullen zij ook om facturen vragen, om te controleren dat dit echt het geval is. 

Kom je er in de herfst achter dat je nog niet voldoende uren hebt gemaakt, dan kan het je veel geld schelen, om ervoor te zorgen dat je dit voor het einde van het jaar alsnog hebt gedaan. 

Urenregistratie programma

Een urenregistratie programma neemt je veel werk uit handen. Tegenwoordig bieden veel online boekhoudsoftware aanbieders deze functionaliteit. Het grote voordeel is dat je dan direct de gegevens kunt integreren in de boekhouding en facturatie. 

Wel is het zo dat de mogelijkheden iets beperkter zijn, dan dat je specifieke software aanschaft. Je kunt dan ook gebruik maken van de mobiele app en de uren direct invoeren.

Uren registreren met boekhoudsoftware

Uren, uitgaven en ritten bijhouden, is prima mogelijk via boekhoudsoftware van onder meer Myfinance, Rompslomp en Acumulus. Sommige aanbieders van een eenvoudig boekhoudprogramma  bieden de mogelijkheid tot het registreren van uren zonder bijkomende kosten. Andere aanbieders van boekhoudsoftware brengen daarentegen weer een klein bedrag extra in rekening. 

Dit is bij Visma eAccounting het geval. Sta je op het punt een boekhoudprogramma te kopen en is een urenadministratie van belang? Bekijk dan het onderstaande overzicht van de mogelijkheden en eventuele kosten van de verschillende aanbieders van boekhoudsoftware. 

Uitgebreide software gebruiken

Wil je bijvoorbeeld her urenregistratie programma ook gebruiken voor de personeelsplanning, dan zal de module binnen de boekhoudsoftware je deze mogelijkheid niet bieden. 

Voor de urenregistratie van een zzp`er biedt een boekhoudprogramma doorgaans voldoende mogelijkheden. De noodzaak tot aparte urenregistratie software is mijn opinie dan ook niet aanwezig.

Zzp of dienstverband

In het verleden was het zo, dat je verschillende opdrachtgevers diende te hebben om als zzp'er te worden aangemerkt. Zoniet, dan werd er een dienstverband verondersteld. Tegenwoordig wordt er meer gekeken naar de aard van de opdracht. 

Het al dan niet bestaan van een gezagsverhouding. is hier het bepalende criterium. Indien er geen sprake is van een gezagsverhouding, dan is het niet verplicht om meerdere opdrachtgevers te hebben om als ZZP`er te worden aangemerkt.