Het online boekhouden heeft een grote vlucht genomen in de afgelopen jaren. Door de enorme toename van het aantal aanbieders is er een enorme keuze op dit gebied.
Kwaliteit van een online boekhoudprogramma is belangrijker dan prijs
De prijzen voor het online boekhouden lopen niet zo heel erg veel uiteen. Het gaat vaak om een paar euro meer of minder. Daarom is het in onze ogen belangrijker te letten op de kwaliteit.
Een kwalitatief goed online boekhoudprogramma levert je namelijk veel meer op dan die paar euro besparing die je kan realiseren. Ga je een boekhoudprogramma aanschaffen, dan is in onze ogen de kwaliteit het allerbelangrijkste.
Wat is nu goede online boekhoudsoftware?
Maar wat is nu de definitie van goed. Voor een gedeelte is dit subjectief. Dit komt omdat ondernemingen verschillen.
Een sportschool heeft andere vereisten voor een boekhoudprogramma dan bijvoorbeeld een zzp schilder. Daarom kan je niet zeggen één specifiek online boekhoudpakket voor iedereen het beste online boekhoudprogramma is.
De standaardvoorwaarden voor online boekhoudprogramma`s
Er zijn echter wel een aantal standaard voorwaarden waar een online boekhoudprogramma aan dient te voldoen.
Online boekhouden dient het boekhouden eenvoudiger en sneller te maken. Dit is in onze ogen een belangrijk en waarschijnlijk zelfs het belangrijkste criterium
Om dit te realiseren zijn er een aantal functionaliteiten, waarbij je bij online boekhouden altijd de beschikking over dient te hebben. Dit zijn:
Het inlezen van bankmutaties
Je dient altijd de mogelijkheid te hebben om een MT940 formaat in te lezen. Dit is een bestand wat je eenvoudig kunt downloaden vanuit het online bankieren.
Door dit vervolgens te importeren in het boekhoudprogramma en ook grotendeels automatisch te te verwerken, kan je bankbetalingen zonder dat je hier handmatig iets voor hoeft te doen verweken.
De software zal op basis van zaken zoals datum en het bedrag de bijbehorende facturen zoeken en deze met elkaar matchen. Op die manier worden openstaande facturen dan aangegeven als zijnde verwerkt. Dit levert in de praktijk ontzettend veel tijdsbesparing op.
Volledig automatische bankkoppeling
Er zijn ook boekhoudprogramma`s die nog een stapje verder gaan. Dan hoeft je zelfs geen bestand meer te exporteren maar kan je deze automatisch laten inlezen. Dit is een volautomatisch bankkoppeling. Dit bespaart je dan nog meer tijd. E-boekhouden.nl biedt bijvoorbeeld deze functionaliteit aan.
Eerlijkheid dient echter te zeggen dat het downloaden en importeren slechts een paar minuten in beslag neemt. De volledig automatische bankkoppelingen leveren je dan ook niet heel veel extra tijdsbesparing op. Maar indien jouw boekhoudprogramma deze mogelijkheid biedt, dan zou ik er wel altijd gebruik van maken.
De btw-aangifte
Elke ondernemer is bekend met de btw-aangiftes. Daarnaast zijn er ook veel ondernemers die hier een hekel aan hebben. Het is tijd die je hier aan dient te besteden, die je niet kan besteden aan het ondernemen. En daarnaast is het ook gewoon saai werk.
Door goede online boekhoudsoftware is het echter dusdanig simpel, dat dit slecht een 5 of 10 tal minuten in beslag dient te nemen. De online boekhoudsoftware geeft je namelijk precies aan welke bedragen je bij welke rubriek dient in te vullen.
Scannen, herkennen en archiveren van facturen en bonnetjes
De tijd dat je één voor één facturen diende in te boeken en te verwerken is voorgoed verleden tijd door scanopties.
Met deze scan optie kan je zowel facturen als ook bonnetjes scannen en inlezen in de boekhoudsoftware. Bijkomend voordeel is dat je deze ook nog eens direct automatisch opslaat in een digitaal archief, waardoor het kwijtraken voorgoed verleden tijd is.
Zijn de opties voor bankgegevens importeren en een rapportage voor de btw-aangifte standaard, het scannen inlezen en verwerken is dit nog niet. De meeste eenvoudige boekhoudprogramma`s bieden deze mogelijkheid niet atltijd. Op dit punt is het dus even extra opletten.
Wat kost nu een online boekhoudpakket met deze functionaliteiten?
De goedkoopste optie is Myfinance, welk boekhoudpakket 10€ per maand kost.
Daarnaast zijn er bekende namen zoals E-boekhouden.nl, Rompslomp, Yourmsinc, Moneymonk die allemaal zo tussen de 10€ en 20€ per maand kosten.
Wel is het even opletten wat er bij de prijs is inbegrepen. Zo is het instappakket van e-boekhouden.nl slechts 7,95€ per maand.
Voor deze prijs kan je echter slechts 120 transacties per jaar verwerken.
Dit zal voor de meeste ondernemers niet voldoende zijn. Om ongelimiteerd transacties te kunnen verwerken betaal je 14,95€ per maand.
Onze aanbeveling
Met een investering van nog geen 20€ per maand, kan je al aanzienlijk veel tijd besparen op het bijhouden van de financiële administratie.
Online boekhouden is dan in onze opinie ook een absolute aanrader. Het is alleen de vraag welk programma je hiervoor zou moeten aanschaffen.
Naast de bovengenoemde minimumcriteria, dien je dan te kijken wat je als ondernemer nodig hebt. Hierbij kan je denken aan zaken zoals een ledenadministratie, rittenadministratie, urenadministratie, voorraadbeheer en ga zo maar door.
Ook als je gebruik maakt van een boekhouder, dan levert online boekhouden je voordelen op doordat er minder uren in rekening zullen worden gebracht.