Hoofd administratie

Wat houdt de functie hoofd administratie nu eigenlijk in? Uiteindelijk is deze persoon verantwoordelijk voor een volledige en tijdige administratie. Hierbij hangt het af van de grote van de onderneming, welke verantwoordelijkheden bij deze rol horen.

Het belang van leidinggevende kwaliteiten

Een hoofd administratie geeft leiding aan de afdeling boekhouden of een administratief medewerker. Vanuit dit oogpunt is niet alleen vakinhoudelijke kennis van belang. De persoon die deze functie bekleed dient ook een goede manager te zijn. Dit is zelfs het grootste verschil tussen een boekhouder en een hoofd administratie. 

Je dient hierbij niet te vergeten, dat een goede boekhouder niet per definitie een goede manager is. Veel bedrijven maken nogal eens de fout om een goede boekhouder tot hoofd administratie te benoemen. Hierbij worden de leidinggevende kwaliteiten niet meegenomen om te beoordelen of die persoon wel geschikt is. Indien dit niet het geval is, zullen zowel de werknemer als ook de organisatie hier niet gelukkig van worden.

Verantwoordelijkheden hangen af van de grote van de onderneming

Bij een grotere onderneming zal je verschillende afdelingen en posities hebben. Zo zal er dan waarschijnlijk een financieel controller aanwezig zijn. In een dergelijke situatie is de financieel controller verantwoordelijk voor de administratieve processen. Bij een kleinere organisatie komt dit vaak op het bord van de hoofd administratie terecht.

Hetzelfde geldt voor het opstellen van een jaarbudget. Een grotere organisatie zal een Business Controller aan boord hebben die hiervoor verantwoordelijk is. Bij een MKB organisatie zal dit vaak op het bord van de hoofd administratie terecht komen. je zou wel kunnen stellen, dat binnen een  kleinere organisatie de functie van hoofd administratie uitgebreider is dan bij een grote multinational.

Complexiteit en de grote van de onderneming

Dat neemt niet weg, dat binnen een multinational de functie van hoofd administratie weer complexer is. Thema`s zoals BTW worden dan complexer. Maar ook op boekhoud gebied krijg je te maken met complexere en uitgebreidere thema`s. 

Indien er sprake is van meerdere entiteiten binnen een groep van ondernemingen, dan dien je bijvoorbeeld de intercompany transacties op elkaar af te stemmen. Hier zal je bij een MKB organisatie minder vaak mee van doen hebben. De rol van hoofd administratie binnen een multinational zal dan ook vaak om meer jaar werkervaring vragen.

Het fundament van een onderneming

In mijn opinie is het zo, dat de rol van Business Controller, of het opstellen van budgetten en dergelijke een solide financiële administratie vergt. Het is als het ware het fundament waar alle rapportages op zijn gebaseerd. Is de informatie in de boekhouding niet volledig of niet correct, dan is het bijna zeker dat de rapportages die hierop zijn gebaseerd ook niet de juiste informatie verschaffen.

fundament van een organisatie

Een belangrijk aandachtspunt is het systematisch verwerken van facturen. Wordt er steeds een andere grootboekrekening gebruikt bij het verwerken van een factuur, dan krijgt je nooit een goed inzicht in de financiële positie. Het wordt dan een grote uitdaging om bijvoorbeeld uit te vinden hoeveel geld er wordt uitgegeven aan bepaalde zaken zoals marketing kosten. 

Werkzaamheden van de hoofd administratie

Een hoofd administratie zou zich niet bezig dienen te houden met standaard activiteiten zoals het inboeken van facturen. Hij of zij zou zich meer dienen te richten op het opstellen en analyseren van de winst- en verliesrekening en het opstellen van de jaarrekening.

Daarnaast dient er controle te worden uitgevoerd op de werkzaamheden die de medewerkers van de administratie uitvoeren. Maandelijkse account reconciliations zijn hierbij essentieel.

Daarnaast zou het optimaliseren van de boekhoudkundige processen ook een belangrijke rol dienen te spelen. Hierbij dient er zowel te worden gelet op efficiency maar ook het stellen van waarborgen, zodat de administratie volledig en tijdig wordt bijgewerkt.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.