Een eenvoudig boekhoudprogramma, een must voor elke ondernemer

Een eenvoudig boekhoudprogramma helpt een ondernemer om zelf de boekhouding bij te houden. Met goede software kan je veel zaken automatiseren. En automatiseren betekent tijd besparen. Je bent als ondernemer niet verplicht om een boekhoudprogramma te gebruiken, je kan bijvoorbeeld ook excel gebruiken.

Je bent echter wel verplicht een overzichtelijke en complete boekhouding bij te houden. Daarom is onze aanbeveling dan ook: gebruik een eenvoudig boekhoudprogramma in plaats van excel.

Boekhouden vereist precisie. Je dient de regels nauwgezet te volgen. Er zijn echter wel verschillende manieren waarop je de boekhouding kunt bijhouden. Hiervoor zijn er behoorlijk wat online boekhoudprogramma`s beschikbaar. De kwaliteit van deze programma`s is doorgaans zeer goed en voldoen aan de richtlijnen van de belastingdienst.

Daarnaast leveren deze programma`s ook een goed inzicht in de financiën van jouw onderneming. Of je dit nu zelf doet of door een boekhouder of accountant laat doen.

Inhoudsopgave

Een simpel boekhoudpakket biedt toch veel mogelijkheden

Er zijn uiteraard wel een aantal verschillen tussen de verschillende programma`s. Sommige programma`s zijn specifiek op bepaalde beroepsgroep gericht. Onze opinie is dat een boekhoudprogramma moet voldoen aan jouw vereisten. Maar maak het echter niet te complex.

Een te uitgebreid boekhoudprogramma, met veel functionaliteiten die je eigenlijk niet nodig hebt maakt het alleen maar complex. Een eenvoudig boekhoudprogramma voldoet voor veel ondernemers zoals eenmanszaken, zzp`ers en zelfs MKB`ers. Simpele boekhoudprogramma`s zijn zeker geen slechte boekhoudprogramma`s. Hetzelfde gaat op voor goedkope boekhoudprogramma`s. Dit zijn per definitie ook geen slechte boekhoudprogramma`s.

Wel of geen boekhoudprogramma gebruiken?

Het is wettelijk toegestaan om jouw boekhouding in excel bij te houden. Indien je daar gebruik van maakte, stel dan wel zeker dat je voldoet aan de vereisten van de belastingdienst. Zo is er een bewaartermijn van 7 jaar en dient jouw verkoopfactuur standaard bepaalde gegevens te bevatten. En zorg er ook voor dat je alle facturen correct verwerkt voor de BTW-aangifte, zodat je deze correct verstuurt naar de belastingdienst.

De kans op fouten bij een boekhouding in excel is groter dan bij het gebruik van een eenvoudig boekhoudprogramma. Dit is nu eenmaal een feit. Daarom raden wij het eigenlijk ook af om excel te gebruiken. Te meer omdat je voor 10€ al een prima en eenvoudig boekhoudpakket kunt gebruiken.

Hoe staat jouw onderneming er financieel voor?

Elke ondernemer zou precies moeten weten hoe de financiële kerncijfers van zijn of haar onderneming eruit zien. Wat zijn nu precies jouw inkomsten en uitgaven? Maar ook inzicht in het betaalgedrag van jouw klanten is essentieel. En dan moeten we natuurlijk ook niet de liquiditeit vergeten. Hoeveel moet je nog aan jouw leveranciers betalen en hoe hoog is de btw die je dient te betalen?

Om dit allemaal inzichtelijk te krijgen, op een eenvoudige en snelle manier, is een goed boekhoudprogramma onmisbaar. En dat hoeft gelukkig helemaal geen duur of uitgebreid programma te zijn. In veel gevallen volstaat een eenvoudig boekhoudprogramma.

Een eenvoudig boekhoudprogramma maakt het gemakkelijk

Discipline is erg belangrijk bij het boekhouden. Regelmatig, op zijn minst een keer per week, de boekhouding bijwerken is eigenlijk een must. Indien dit omslachtig is en veel tijd in beslag neemt, dan zal de motivatie om dit ook daadwerkelijk te doen afnemen. Door het gebruik van een eenvoudig boekhoudprogramma, waarmee je toch veel kan automatiseren zal de stap om dit daadwerkelijk te doen kleiner worden. En uiteindelijk zal dit je veel opleveren. Een boekhouding die niet goed bijgehouden wordt is op den duur een garantie voor problemen. Of met de belastingdienst, of de onderneming komt in financiële problemen.

En dit is echt doodzonde. Er zijn zoveel goede boekhoudprogramma`s, die helemaal niet veel kosten. De investering verdien je heel snel terug.

Onze top 5 eenvoudige boekhoudprogramma`s

Wat zijn in onze opinie 5 eenvoudige boekhoudprogramma`s, waarmee je de boekhouding snel en efficiënt kan bijhouden:

Moneymonk

Ook al valt dit programma in onze opinie in de categorie eenvoudige boekhoudprogramma`s, het is toch behoorlijk uitgebreid. Je hebt de beschikking over alle functionaliteiten die je als eenmanszaak of zzp`er nodig hebt. Maar ook voor een MKB'er is dit een geschikt programma. Je kunt eenvoudig voor de optie kiezen om meerdere gebruikers aan te maken. En dan krijg je ook direct toegang tot de telefonische helpdesk.

E boekhouden.nl

Dit is een favoriet bij vooral zzp'ers en eenmanszaken. Doordat er verschillen in licentie kosten zijn gebaseerd op het aantal transacties, kan je als zzp`er erg goedkoop gebruik maken van dit programma. De prijzen zijn modulair opgebouwd. Ga je er meer gebruik van maken dan zullen er bijkomende kosten in rekening worden gebracht. Daarentegen is de instapprijs erg laag te noemen. Voor de goedkoopste optie ben je nog geen 100 euro per jaar kwijt.

Starters,let op! dit programma is voor starters 15 maanden gratis!

Een boekhoudprogramma kiezen - belangrijke aandachtspunten

Elke onderneming en dus ook de boekhouding is anders. Je kunt dus niet eenvoudigweg zeggen dat er een specifiek boekhoudprogramma bestaat, wat het beste programma is. Daarnaast zal naarmate jouw onderneming groeit jouw vereisten wat betreft het boekhoudpakket ook toenemen. Een ZZP`er zal daarentegen minder eisen stellen ten aanzien van zijn boekhoudprogramma.

Boekhoudkennis speelt ook een rol bij het kiezen van een geschikt boekhoudprogramma. Ben je niet bekend met boekhoudkundige termen zoals bijvoorbeeld debiteuren, grootboekrekeningen, afschrijvingen of liquiditeit dan zal een eenvoudig boekhoudprogramma de voorkeur verdienen.

Je hoeft je echter geen zorgen te maken want voor het gebruik van een dergelijk boekhoudprogramma heb je doorgaans ook niet echt boekhoudkundige kennis nodig.

De hierboven genoemde boekhoudpakketten zijn met name geschikt voor de kleinere onderneming zoals een eenmanszaak of ZZP`er. Een onderneming in het MKB kan echter ook uit de voeten met de genoemde programma`s. Ben je in de gelukkige situatie dat jouw onderneming al wat groter is, dan is bijvoorbeeld Exact Online een aanrader. Ga je een boekhoudprogramma kopen, zorg er dan voor dat je hiermee voorlopig uit de voeten kan.

Online boekhouden heeft de toekomst

Bijna elke ondernemer die tegenwoordig een boekhoudprogramma aanschaft kiest wel voor een online boekhoudpakket. Dit kunnen wij volledig begrijpen en zelfs ook aanbevelen. Aan het gebruik van een online oplossing zitten vele voordelen verbonden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

Je werkt altijd met de actuele softwareversie. Wanneer de eigenaar van het boekhoudpakket een update uitvoert kan je deze direct gebruiken. Zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen.
Je bent verzekerd van regelmatige back-ups. En dit moet je niet onderschatten. Het belang van een back-up merk je vaak pas als het al te laat is.
Je kunt op elke locatie jouw administratie inzien. Of je nu zakelijk onderweg bent of je bent met vakantie, je kan altijd jouw boekhouding inzien en zodoende op de hoogte blijven. Dit kan je doen via de app die bij het boekhoudprogramma hoort of gewoon door in te loggen met jouw laptop.
Je kunt eenvoudig iemand ander toegang geven tot jouw boekhouding. Heb je een vraag en wil je de opinie van een boekhouder, dan kan hij of zij eenvoudig inloggen en meekijken. Dit geldt natuurlijk ook voor een vriend of kennis die jou helpt met de boekhouding.

Boekhouden voor zzp`ers zou ik persoonlijk altijd doen met een online boekhoudprogramma. Online boekhouden heeft de toekomst.

Online boekhoudsoftware wordt steeds geavanceerder

De ontwikkelingen op het gebied van online boekhoudsoftware gaat erg snel. Door de vele concurrentie zijn de aanbieders verplicht hun software verder te ontwikkelen. Doen zij dit niet, dan zullen zij snel terrein verliezen. Zo kan je eenvoudig betalingen verwerken, jouw boekhouding koppelen met een webshop of de gegevens van een mobiele kassa automatisch verwerken. En de ontwikkelingen zullen zeker niet stoppen. Het zal in de toekomst alleen nog maar geavanceerder worden.

Waaraan dient een eenvoudig boekhoudprogramma te voldoen?

Je kan wel stellen dat alle boekhoudprogramma`s die online worden aangeboden voldoen aan de vereisten voor zzp, mkb en voor iemand met een eenmanszaak. Toch is het verstandig om zeker te stellen dat het boekhoudprogramma dat jij kiest voldoet aan een aantal minimumvereisten. Dit zijn in onze opinie:

Een optie om eenvoudig de BTW-aangifte te versturen naar belastingdienst.
Het efficiënt en snel inboeken van inkoopfacturen, waarbij de software bepaalde gegevens kan lezen.
Een goede rapportage functie, waarmee je eenvoudig een balans of winst- en verliesrekening kan bekijken.
Het versturen van verkoopfacturen per e mail.
Het automatisch aanmanen van vervallen verkoopfacturen.
Het automatisch laden van bankafschriften.
Het aanwezig zijn van een gebruiksvriendelijke boekhoud app.

Onderneming afhankelijke functionaliteit

De onderstaande functionaliteiten zijn niet voor elke ondernemer van belang. Wij adviseren jou echter voor elk genoemd punt na te gaan of dit voor jou belangrijk is of dat het overbodig is.

Een ritten en/of urenregistratie.
Een uitgebreide voorraadadministratie.
Het bijhouden van een ledenadministratie voor een vereniging of sportschool.
Het kunnen doen van een aangifte intracommunautaire prestaties, indien je zaken doet buiten Nederland.
Het aanmaken en opvolgen van offertes.
Een projectadministratie bijhouden.
Een koppeling met een webshop.

Boekhoudprogramma`s voor grotere en groeiende ondernemingen

Vanzelfsprekend wil je als ondernemer dat jouw bedrijf gaat groeien. Ambitie is iets wat bij ondernemen hoort. Dit is dan ook iets om rekening mee te houden bij het kiezen van een boekhoudprogramma. Een eenvoudig boekhoudprogramma zal aanvankelijk meer dan voldoende zijn. Ben je echt ambitieus en verwacht je dat jouw onderneming op termijn uitgroeit tot een meer dan gemiddelde MKB onderneming, dan zijn de volgende punten ook van belang om mee te nemen bij het bepalen van jouw keuze:

Een geïntegreerde salarisadministratie of in ieder geval de mogelijkheid om de gegeven vanuit de salarisadministratie eenvoudig te verwerken in de boekhouding
Automatische journaalposten voor terugkerende kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afschrijvingen.
De mogelijkheid om te factureren in vreemde valuta en het verwerken van facturen in vreemde valuta.
Automatische koppelingen met bijvoorbeeld een CRM systeem of Business Intelligence tool.
De mogelijkheid om gedetailleerde budgetten op te stellen voor afdelingen en projecten.

Doe je de boekhouding zelf, of maak je gebruik van een boekhouder?

Nog steeds maken veel ondernemers gebruik van een boekhouder. In mijn opinie kan je met de genoemde boekhoudprogramma`s echt heel veel zelf doen. Vaak is het een kwestie van gewoon doen en dal je vanzelf merken dat het allemaal wel meevalt.

Heb je een boekhouder in dienst, dan zal hij of zij een voorkeur hebben voor een bepaald programma. Daar is op zich niks mis mee, maar zorg ervoor dat het programma voldoet aan jouw wensen. Een boekhouder zal zich bijvoorbeeld niet direct bezighouden met het maken van een budget. Het kan dus zo zijn dat een dergelijke functie niet aanwezig is, omdat dit voor de boekhouder niet relevant is. Hetzelfde kan gelden voor koppelingen met bijvoorbeeld een CRM systeem of een BI tool.

Het is uiteraard handig wanneer de boekhouder werkt met een programma waar hij of zij mee bekend is. Maar het blijft altijd jouw onderneming en dus is het een programma voor jouw onderneming en jouw boekhouding. Daarom heb jij dan ook het laatste woord in de keuze van het boekhoudprogramma wat gebruikt gaat worden.

Of je er nu dagelijks mee werkt of alleen periodiek bepaalde overzichten wilt bekijken, je zult toch zelf ook met het boekhoudprogramma aan de slag gaan. Jij moet het boekhoudprogramma dan ook als gebruiksvriendelijk en het meest eenvoudig ervaren.