Bij veel ondernemers ligt de focus vooral op het maken van winst. De kasstroom is in mijn opinie eigenlijk minstens zo belangrijk. Op dit vlak speelt de debiteurenadministratie een belangrijke rol. Des te sneller jouw debiteuren betalen, des te meer geld je in kas zult hebben.
Rekeningen betalen
Rekeningen kun je niet betalen met winst. Je dient deze te betalen vanuit de binnenkomende kasstroom. Het kan zelfs zo zijn, dat jouw onderneming winst maakt, maar dat je nog steeds betalingsproblemen kent. Vaak zie je in dergelijke situaties dat er niet voldoende aandacht wordt besteed aan de debiteuren.
Wanneer jij jouw rekeningen dient te betalen en je hebt niet genoeg liquiditeit voorhanden, terwijl je aan de andere kant nog geld tegoed hebt van jouw klanten, dan gaat er iets mis.
Het belang van een goed proces
De debiteurenadministratie is veel meer dan alleen het vastleggen van verkoopfacturen. Je dient een goed proces op te zetten, dat tijdige betaling waarborgt. Direct als een factuur de vervaldatum heeft overschreden, dan dien je een herinnering uit te sturen. En na een week of 2 nog een keer een herinnering.
Daarna is het in mijn opinie verstandig om telefonisch contact op te nemen met de klant die nog niet heeft betaald. Een telefoongesprek heeft toch vaak meer effect dan een e-mail. De klant zal zich bezwaard voelen en sneller overgaan tot betalen.
Ook is het van belang dat je weet hoeveel facturen er nog open staan en wat je nog tegoed hebt van jouw klanten.. En welke klanten dit betreft. Het invoeren van kredietlimieten is mijns inziens ook altijd raadzaam.
Goede en duidelijke facturen
Zelf dien je als ondernemer wel juiste en duidelijke facturen te versturen. Dit dien je in mijn opinie ook binnen 24 uur nadat je een product of dienst hebt geleverd, te doen. Wanneer jij een factuur stuurt die niet correct is, dan zal de betaling op zeker vertraging oplopen. Zoveel mogelijk automatiseren is hierbij mijn devies.
Aanmaningen versturen
bedrijven zijn soms ook bang om aanmaningen te versturen. Zij willen de klant niet boos maken. In mijn opinie volledig onterecht. Jij als ondernemer die zijn geld niet krijgt, heeft het recht om boos te zijn. Hetzelfde geldt voor het inschakelen van een incassobureau.
Als een klant naar meerdere aanmaningen nog niet heeft betaald, dan is een incassobureau inschakelen een logische stap
Indien je een incassotraject dient te starten, dan is er sprake van dubieuze debiteuren. Hiervoor dien je een voorziening te treffen, hetgeen een nadelige impact heeft op de winst.
Indien je geen incassobureau inschakelt, dan dien je ook uit te kijken dat klanten geen misbruik gaan maken. Als zij weten dat je toch geen harde actie onderneemt, dan ben je waarschijnlijk de laatste crediteur die zijn geld gaat ontvangen. En dat is iets wat je wilt voorkomen.
Werkzaamheden uitbesteden
Met een goed boekhoudprogramma is een goede debiteurenadministratie relatief eenvoudig. Toch dien je hier nog steeds de nodige tijd aan te besteden. Het bijhouden van de debiteurenadministratie kun je ook uitbesteden aan een boekhouder. Dit kun je doen door middel van een boekhouder in de buurt, maar kan ook gewoon een online boekhouder zijn. Als het goed is, zullen openstaande facturen dan sneller worden geïncasseerd.
Analyseren van verschillen
Persoonlijk hecht ik veel waarde aan het analyseren van veranderingen in betaalgedrag. Indien een klant opeens later begint te betalen dan je was gewend, dan is dit een belangrijk signaal. Het is dan zaak om snel uit te vinden waarom dit zo is. Dit is iets wat jezelf dient te doen. Een boekhoudprogramma kan je hierbij niet helpen. De data uit een boekhoudprogramma is alleen maar een signalering, dat je ergens naar dient te kijken.
Een dergelijke analyse zou je eigenlijk maandelijks dienen te doen. Indien je een boekhouder hebt ingehuurd, dan zou deze persoon dit voor jou dienen te doen.