Een administratiekantoor verzorgt in eerste instantie de administratie van verschillende ondernemers. Daarnaast zijn er nog andere administratieve werkzaamheden, die je uit handen kan geven een gespecialiseerd kantoor.

Werkzaamheden

Het verwerken van facturen, het voorbereiden van betalingen, het opstellen en versturen van de BTW-aangifte zijn allemaal zaken die een administratiekantoor voor jou kan regelen. Daarnaast kunnen zij je ook het debiteuren- en crediteurenbeheer uit handen nemen. Aangiften inkomstenbelasting is ook iets wat vaak uit handen wordt gegeven aan een administratiekantoor. 

Het grote voordeel hiervan, is dat het kantoor dan al op de hoogte is van jouw situatie, hetgeen de belastingaangifte een stuk eenvoudiger maakt.

Het belang van een goede administratie

Het belang van een goede financiële administratie kunnen we niet vaak genoeg onderstrepen. Alleen indien de financiële administratie op orde is, heb je ook inzicht in de financiële situatie van jouw onderneming. 

Dit is uiteindelijk gewoonweg een must. De administratie laten verzorgen door experts is dan ook aan te raden. Alleen wanneer jezelf over voldoende kennis beschikt op het gebied van boekhouden en belastingen, zou je kunnen overwegen die zelf te doen.

Verschil administratiekantoor en boekhoudkantoor

In de praktijk worden de benamingen vaak door elkaar gebruikt. Ook is het zo, dat de werkzaamheden die worden uitgevoerd grotendeels overeenkomen. Alleen zal er bij een boekhoudkantoor een accountant in dienst zijn, die bevoegd is om een jaarrekening goed te keuren. Bij een administratiekantoor zal dit niet het geval. De administratiekantoor prijzen liggen daarom vaak iets lager, dan de prijzen van een boekhoudkantoor.

Zzp'ers hebben doorgaans geen goedgekeurde jaarrekening nodig. Daarom kunnen zij prima gebruik maken van een administratiekantoor, waardoor zij per maand minder kwijt zijn aan de kosten die verbonden zijn aan het bijhouden van de administratie.

De tarieven

Meer en meer kantoren werken met een vast bedrag per maand. Op basis van het aantal transacties wordt er dan een prijs afgesproken. Op die manier weet je precies waar je aan toe bent. Heb je minder dan 50 transacties per maand, dan zal je dit niet meer dan 50€ per maand dienen te kosten.

Wanneer je offertes voor de boekhouding gaat aanvragen, dan is dat een goede richtprijs.

Wel is het dan zo, dat indien je extra diensten afneeemt, zoals het opvolgen van de debiteurenpositie, dat er dan extra kosten in rekening zullen worden gebracht. 

Ook kun je dan de loonadministratie aan hetzelfde kantoor uit handen geven, waarvoor een vast bedrag per werknemer in rekening wordt gebracht. Voor ZZP`ers zal dit uiteraard niet het geval zijn.

Wel is het van belang, om bij een goedkope boekhouder ook op de kwaliteit te letten. Zorg ervoor dat goedkoop geen duurkoop wordt.

Let goed op de voorwaarden

Let wel goed op de voorwaarden. Het komt voor, dat er bij de laagste tarieven sprake is van bepaalde voorwaarden. Bijvoorbeeld het één keer per jaar verzorgen van de BTW aangifte. Doe je dit per kwartaal, dan zou dit kunnen leiden tot extra kosten. 

Uiteindelijk is het van belang dat je precies weet waar je aan toe bent. En niet dat je uiteindelijk, door het in rekening brengen van allerlei extra kosten, je veel duurder uit bent dan dat je in eerste instantie had gedacht. Op dit vlak is het ook van belang om goede afspraken te maken en deze ook vast te leggen. 

Zelf toezicht houden

Vertrouw nooit blind op het administratiekantoor. Zorg ervoor dat je ook zelf periodiek de cijfers bekijkt. Uiteindelijk blijf je zelf verantwoordelijk voor een juiste boekhouding. 

Blijkt dat het administratiekantoor zijn werk niet goed doet? Dan zal je als ondernemer de gevolgen hiervan ondervinden. Ik zou dus zeker maandelijks de balans doornemen, de verlies- en winstrekening analyseren en zeer zeker ook de crediteuren en debiteuren posten bekijken.