De financiële administratie uitbesteden wordt door veel, met name kleinere bedrijven gedaan. In mijn opinie volstrekt logisch, omdat het om specialistenwerk gaat.
Wanneer je auto kapot gaat, dan dan je naar een monteur en repareer je dit niet zelf. Dit geldt in mijn opinie ook voor de financiële administratie. Je bent gaan ondernemen om te ondernemen en niet om de boekhouding te gaan doen.
Waarom de administratie uitbesteden?
Er zijn verschillende redenen om de administratie uit te besteden.
1. Je beschikt niet over voldoende kennis
Zoals al gezegd, boekhouden is specialistenwerk. Wanneer je niet over voldoende kennis beschikt, dan kan je fouten gaan maken. Niet alleen zal de onderneming dan niet over de juiste informatie beschikken om de juiste beslissingen te nemen, je kunt ook in de problemen terechtkomen met de belastingdienst. Ook wanneer je een financiering wilt aanvragen, dan zal dit tot problemen leiden.
Fouten in de boekhouding kunnen grote gevolgen hebben. Het kan uiteindelijk zelfs de ondergang van een onderneming inleiden. Het grootste voordeel van de administratie uitbesteden, is dat op die manier een expert de administratie bijhoudt.
2. Geld besparen
Wanneer je geen fulltime medewerker nodig hebt om de administratie bij te houden, dan kan het goedkoper zijn om deze werkzaamheden uit te besteden. Je gaat dan alleen betalen voor de uren die echt noodzakelijk zijn. Ook al zal je per uur wellicht iets meer betalen, in totaal zal je dan toch goedkoper uit zien.
3. Gebruik maken van verschillende specialisten
Wanneer je van een administratiekantoor gebruik maakt, dan zullen er meerdere specialisten aanwezig zijn. Zo zal je waarschijnlijk iemand hebben die veel weet op het gebied van btw en een ander weer op het gebied van inkomsten- of vennootschapsbelasting (bij bv`s).
Doordat binnen het boekhoudkantoor mensen samenwerken, kun je gebruik maken van meer specialistische kennis op verschillende vakgebieden.
Wat kost de administratie uitbesteden?
Hoeveel het uitbesteden van de administratie kost, hangt af van verschillende factoren.
- De omvang van de onderneming
- De uurtarieven die in rekening worden gebracht
- Hoe je de benodigde documenten aanlevert
De omvang van de onderneming is een gegeven. Daar kan je weinig aan veranderen. De uurtarieven kan je wel beïnvloeden. Door meerdere vrijblijvende offertes van boekhouders aan te vragen, kan je de uurtarieven van verschillende administratiekantoren of boekhouders goed met elkaar vergelijken.
De kosten van een boekhouder of administratiekantoor lopen sterk uiteen. Voor een zzp boekhouder dien je te rekenen op minimaal 40€ per uur.
Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudkantoor, dan zal dit al snel oplopen tot 60€ per uur. De gemiddelde kosten zullen dan ook zo rond de 50€ per uur liggen.
Hoeveel euro per jaar je uiteindelijk kwijt bent, hangt dan af van het aantal uren dat aan jouw administratie dient te worden besteed. Het aantal uur per maand dat er dient te worden besteed is de belangrijkste factor bij de hooge van de kosten van de boekhouding.
Wat kun je zelf doen?
Er zijn maar weinig ondernemers die boekhouden leuk vinden. Toch is het wel verstandig, om zaken die je eenvoudig zelf kunt doen, ook echt gewoon zelf te doen. Dit bespaart je gewoonweg enorm veel geld. Zo is het aanmaken en versturen van een factuur een fluitje van een cent.
Met behulp van een online boekhoudprogramma wordt een dergelijke factuur ook nog eens direct in de boekhouding verwerkt en is hierdoor jouw administratie direct op orde.
Ik zou er in ieder geval voor zorgen, dat je alle bonnetjes en facturen alvast zelf in het digitale archief zet. Op die manier kunnen boekhouders of accountants op afstand jouw administratie bijwerken, de btw aangifte versturen en de aangifte inkomstenbelasting opstellen. Dat zijn zaken die ik zou uitbesteden aan een boekhouder.
Het aantal uur per maand dat er dient te worden besteed, is het belangrijkste factor bij de hooge van de kosten van de boekhouding.
Nadelen van het uitbesteden van de administratie
Naast de voordelen, zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan het uitbesteden van de administratie. Het grootste nadeel is dat de kosten van de boekhouding kunnen gaan stijgen
Daarnaast ben je afhankelijk van de persoon die administratie bijhoudt. Wanneer deze persoon geen goed werk levert, dan zal jij hiervan de gevolgen ondervinden. Wel is het zo, dat je met een online boekhoudprogramma altijd zelf inzicht hebt in de administratie, zoals de omzet en winst. Neem altijd contact op met een boekhouder, voordat je daadwerkelijk een contract afsluit. Op die manier kan je een beter beeld krijgen van de boekhouder, alvorens je deze persoon jouw administratie toevertrouwd.